Такой интерес налоговиков связан с тем, что иногда компании пытаются замаскировать непроизводственные расходы под представительские. Это вызывает претензии со стороны проверяющих и переквалификацию таких расходов.

Чтобы понять, какие именно расходы можно отнести к представительским, издание «Наша бухгалтерия» обращается к п. 2 ст. 264 НК РФ. В нем дано определение и приведен исчерпывающий (закрытый) перечень представительских расходов.

 

Итак, к представительским относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров, правления или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

 

Это расходы на:

• проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также для официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;

• транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

• буфетное обслуживание во время переговоров;

• оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

 

Нужно иметь ввиду, что понятие представительских расходов используется только для целей налогообложения. В бухгалтерском учете представительские расходы учитываются как расходы по обычным видам деятельности по дебету затратных счетов 20, 26, 44 в корреспонденции со счетами раздела «Расчеты» (60, 71, 76). Они не нормируются и включаются в расходы в сумме фактически произведенных затрат.

 

Несмотря на развернутое определение представительских расходов в НК РФ, на практике возникают вопросы при квалификации некоторых расходов в качестве представительских.

 

Рассмотрим более детально факторы, влияющие на признание расходов представительскими.

Официальный прием и обслуживание

Прежде всего, следует определить, что именно можно считать официальным приемом и обслуживанием. НК данные понятия не раскрывает. Поэтому только в соответствии с приказом руководителя, планом встречи или другими документами можно обосновать, что встреча носила официальный и деловой характер.

 

Например, случайная встреча двух руководителей и их совместный ужин не будут носить официальный характер. А вот если эта встреча планировалась, и на ее проведение по приказу руководителя были выделены определенные денежные средства, а после проведения руководитель представил отчет о проведенных переговорах и потраченных суммах, можно говорить об официальной встрече.

Место и время проведения переговоров

Часто налоговики пытаются отказать в признании представительских расходов из-за места проведения переговоров. Разногласия здесь вызваны вот чем: с одной стороны, в НК РФ прямо закреплено, что место проведения представительских мероприятий значения не имеет. Но, в то же время, предусмотрено ограничение, согласно которому расходы на организацию развлечений и отдыха не являются представительскими (абз.2 п.2 ст.264 НК РФ). Поэтому очень часто, по мнению проверяющих, встречи в барах, кафе или ресторанах носят личный, неофициальный характер.

 

Однако арбитражные суды в спорах подобного рода нередко встают на сторону налогоплательщиков и признают правомерным учет затрат на аренду помещений для проведения деловой встречи. Если организация представила документы об отсутствии у нее помещений, пригодных для приема делегаций потенциальных клиентов, ведения переговоров и заключения сделок.

 

Время проведения приема и переговоров НК РФ не ограничено. Значит, при соблюдении прочих условий понятию официального приема будет соответствовать и ужин, организованный для представителей других организаций во внерабочее время.

Если переговоры оказались безрезультатными

При проверках налоговые органы требуют для обоснования представительских расходов представить какой-либо документ, указывающий на положительный результат переговоров: договор, протокол о намерениях и т.п. А если таких документов нет, то налоговики считают, что представительские расходы необоснованны.

 

Между тем, Налоговый кодекс РФ подобных условий не выдвигает и никак не увязывает признание представительских расходов с положительным результатом встречи.

 

Если деловая встреча не принесла ожидаемых результатов, к примеру, не подписан долгожданный для организации контракт, то признать расходы для целей налогообложения прибыли, по нашему мнению, также можно. Ведь целью переговоров может быть просто установление хороших отношений с партнерами. К тому же, НК не содержит прямого требования о положительных результатах встречи.

 

Во избежание разногласий с налоговыми органами целесообразно составить отчет или протокол, в котором будет указано, что вопросы обсуждались, но соглашение не достигнуто.

Транспорт

Пунктом 2 ст.264 НК РФ установлено, что к представительским расходам относится транспортное обеспечение доставки официальных лиц, участвующих в переговорах, к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно.

 

Под действие этого пункта не подпадает оплата стоимости проезда участников переговоров из других городов или стран в город, в котором состоится официальное мероприятие. На основании данной нормы к представительским расходам относится оплата проезда прибывших приглашенных лиц к месту проведения официального мероприятия, например, от места нахождения принимающей организации или от гостиницы.

Проживание

Что касается расходов на проживание представителей других организаций, то специалисты фискальных органов считают, что данные расходы учесть для целей налогообложения прибыли нельзя. Это связано с тем, что согласно ст. 264 НК РФ, под приемом понимается исключительно завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие. Оплата же проживания гостей выходит за рамки этого понятия. Оспорить этот довод сложно, но иногда такие попытки оказываются успешными.

Норматив представительских расходов при расчете налога на прибыль

Согласно п.2 ст.264 НК РФ, представительские расходы принимаются для целей налогового учета в составе прочих расходов в пределах 4% от расходов на оплату труда, понесенных за отчетный (налоговый) период.

 

Поскольку доходы и расходы при исчислении налогооблагаемой прибыли учитываются нарастающим итогом в течение года, бухгалтеру нужно ежемесячно или ежеквартально пересчитывать сумму расходов, укладывающихся в норматив.

Особенности документального оформления представительских расходов

При отсутствии документального подтверждения указанные расходы не учитываются для целей налогообложения прибыли, как не соответствующие принципам признания расходов согласно п.1 ст.252 НК РФ. В отношении представительских расходов такими документами могут являться:

• приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;

• смета представительских расходов;

• отчет о представительских расходах по проведенным мероприятиям;

• иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.

При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами:

• в случае приобретения товаров (услуг) на представительские цели подотчетным лицом подтверждающими документами будут являться первичные документы, выданные этому лицу соответствующими организациями. Например, кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (оказания услуг) и т. д., а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм;

• при заключении договора со сторонней организацией (например, с предприятием общественного питания) документальным подтверждением осуществления представительских расходов будут служить договор с данной организацией, акт выполнения работ (оказания услуг), счет-заказ, счет-фактура. Если привлекаются переводчики, не состоящие в штате организации, расходы также подтверждаются соответствующими договорами, актами выполненных работ и иными документами.

Приказ на проведение расходов

Если расходы по приему контрагентов возникают нечасто, руководитель может издавать приказ в отношении каждого проводимого мероприятия. В приказе, как правило, отражаются суть мероприятия (переговоры, деловая встреча), срок проведения, участники встречи, предельная сумма расходов, ответственный за проведение мероприятия и расходование выделенных денежных средств.

 

Общество с ограниченной ответственностью «Профиль»

Иркутск                                                                                  20 апреля 2019 г.

Приказ № 13

 

О проведении официального приема представителей компании «Силуэт»

В целях поддержания взаимовыгодного сотрудничества и укрепления деловых связей

ПРИКАЗЫВАЮ:

• Провести официальный прием представителей компании «Силуэт» в период с апреля по май 2019 года.
• Ответственным за организацию встречи и приема назначить заместителя директора Иванова П. И.
• Главному бухгалтеру Петровой О. П. разработать и представить на утверждение смету предстоящих расходов.
• Коммерческому директору Сидорову Н. К. подготовить проекты дополнительных соглашений с ООО «Силуэт».
• Ответственным за составление финансового отчета о произведенных затратах назначить Иванова П. И. Срок предоставления — три рабочих дня со дня окончания приема.
• Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Директор ООО «Профиль» А. А. Кудрявцев